Todo mundo que fala com a sua empresa pelo WhatsApp, Instagram, Facebook ou qualquer outro canal vira um contato. A tela de Contatos é onde essa base fica organizada: você cadastra, edita, aplica etiquetas, importa planilhas, monta listas para campanhas e resolve cadastros duplicados.

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Cadastrando e editando um contato

Contatos são criados sozinhos quando alguém manda a primeira mensagem, mas você também pode cadastrar manualmente:
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Clique em Novo

Na tela de Contatos, use o botão de novo contato.
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Preencha os dados

O nome é obrigatório. Informe também o telefone com o código do país (55 para o Brasil), e-mail, apelido e uma observação livre, se quiser.
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Salve

O contato aparece na listagem e já pode receber mensagens e participar de campanhas.
Para editar, abra o contato com dois cliques na listagem. O painel de detalhes mostra os dados cadastrais, as etiquetas, os campos personalizados e o histórico de conversas. Dois ajustes do cadastro merecem atenção:
  • Atendente fixo — você pode definir um atendente (vendedor) fixo para o contato. As conversas dele passam a cair direto com essa pessoa, sem entrar na fila comum.
  • Pausar automação — quando você não quer que fluxos e robôs respondam aquele contato, pause a automação dele por um período ou por tempo indeterminado. Só a equipe humana responde enquanto a pausa durar.

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Etiquetas

Etiquetas são marcadores coloridos que ajudam a segmentar a base: “Cliente”, “Orçamento”, “VIP”, o que fizer sentido para o seu negócio. No detalhe do contato, adicione ou remova etiquetas uma a uma. Para marcar muitos contatos de uma vez, selecione-os na listagem pelas caixas de seleção e use as ações Incluir em lote e Excluir em lote. Você escolhe as etiquetas e elas são aplicadas (ou removidas) em todos os selecionados de uma só vez.

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Campos personalizados

Se os campos padrão não bastam, a conta pode ter campos próprios para contatos: texto, número, data, lista de opções e outros formatos. Eles aparecem no detalhe do contato, prontos para preencher. Quem cria e configura esses campos é o administrador, em Cadastros de apoio.

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Importando contatos de uma planilha

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Envie o arquivo

Na tela de Contatos, escolha a opção de importar e envie sua planilha (.xlsx). Há um modelo de exemplo disponível para download.
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Mapeie as colunas

Indique qual coluna da planilha corresponde a cada campo do contato: nome, telefone, etiquetas e assim por diante. Os telefones precisam do código do país.
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Revise antes de confirmar

O sistema mostra uma prévia dos dados como serão gravados. Confira se os campos ficaram nas posições certas antes de confirmar, porque é aqui que se evita importar milhares de registros errados.
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Acompanhe o progresso

Importações grandes rodam em segundo plano. Você acompanha o andamento e o resultado na área de importações, descrita em Importação de dados.

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Exportando contatos

O caminho inverso também existe. Escolha a opção de baixar contatos, marque as colunas que quer no arquivo (nome, telefone, e-mail, etiquetas, campos personalizados, CPF) e o sistema gera uma planilha .xlsx com a base.

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Listas de transmissão

Uma lista de transmissão é um grupo de contatos escolhidos a dedo, montado na aba Lista de contatos. Você seleciona manualmente quem entra, dá um nome à lista e depois a usa como público de envio em Campanhas. É o jeito prático de disparar uma mensagem para “os clientes do evento de sábado” sem depender de etiqueta ou filtro.

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Aba Duplicados: mesclando cadastros repetidos

Com o tempo, é comum a mesma pessoa aparecer duas vezes na base, por exemplo com um cadastro vindo do WhatsApp e outro do Instagram. A aba Duplicados detecta esses casos e permite mesclar os cadastros em um só:
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Escolha o contato que será mantido

Ele é o cadastro principal. Os dados dele prevalecem.
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Selecione os duplicados

Marque os cadastros repetidos que serão fundidos ao principal.
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Confirme a mesclagem

O sistema pede confirmação antes de executar.
A mesclagem é definitiva: não há como desfazer depois de confirmar. Os negócios e as atividades dos contatos mesclados são transferidos para o contato mantido, e os cadastros duplicados deixam de existir. Confira com calma antes de confirmar.

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Dúvidas frequentes

Importações grandes levam alguns minutos. Verifique o andamento na área de importações e, se houver erros, o relatório aponta as linhas com problema (na maioria das vezes, telefone sem o código do país).
Não. A mesclagem é irreversível. O que dá para fazer é recriar manualmente o cadastro que foi absorvido, mas o histórico dele já terá sido transferido para o contato mantido.
Provavelmente a automação dele está pausada. Abra o detalhe do contato e verifique a opção de pausa de automação: dá para retomar na hora.
O contato é quem conversa com você pelos canais. A Pessoa é o cadastro comercial completo, com CPF/CNPJ e endereço, usado para vendas e cobrança. A comparação detalhada está em Pessoas.