E-mail integrado

No menu lateral, Emails é uma caixa de entrada dentro do Novus CRM. A plataforma mantém uma cópia sincronizada da sua caixa: as mensagens são lidas do servidor do provedor e os envios saem pelo servidor de envio da própria conta. A vantagem sobre abrir o webmail em outra aba é o contexto — no e-mail aberto você consulta os contatos, atendimentos, negociações e tickets ligados aos participantes, e o que você envia de dentro de uma negociação fica no histórico dela.

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Conectando uma caixa de e-mail

As contas ficam em Configurações > Comunicação > Contas de E-mail, tela liberada para administradores e responsáveis. Nos três provedores conhecidos os campos de servidor nem aparecem, porque a plataforma já sabe quais são. Em Outro, você informa tudo: Em Outro, marque Caixa só de envio quando o endereço servir apenas para mandar mensagens. Nesse modo, você informa o servidor SMTP e não precisa configurar o recebimento por IMAP. A caixa aparece com a indicação Só envio e não recebe nem sincroniza mensagens. Conectar testa o recebimento e o envio antes de gravar qualquer coisa. Se o teste falhar, a conta não é criada e a mensagem de erro aparece na própria etapa. Deu certo, a primeira sincronização roda em segundo plano — a caixa pode levar alguns minutos para aparecer completa. Cada pessoa do time pode cadastrar a própria caixa sem passar pelo administrador: em Meu Perfil, aba Integrações, seção Contas de E-mail, use Nova conta. Dar acesso a uma caixa já cadastrada continua sendo ação do administrador.

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Caixas da Locaweb

As caixas da Locaweb entram pela opção Outro. Os servidores são os mesmos para todos os domínios hospedados lá: No campo de e-mail vai o endereço completo, como nome@suaempresa.com.br. A senha é a mesma do webmail, definida no painel da Locaweb, porque ali não existe senha de app. A própria Locaweb publica esses valores no guia de configuração de e-mail dela.

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Quem enxerga cada caixa

A tela Emails mostra apenas as caixas ativas e vinculadas ao seu usuário. Quem controla isso é a lista Usuários vinculados, dentro da conta: uma mesma caixa pode ser compartilhada por vários usuários. No mesmo lugar existe o campo Publicação da caixa postal, que registra a intenção da caixa: Para dar ou tirar acesso, vá em Configurações > Pessoas > Usuários, abra o usuário e use a seção Contas de E-mail: Vincular escolhe uma conta já cadastrada, Nova conta cadastra uma caixa direto para essa pessoa, e o ícone de desvincular remove o acesso. Desvincular não exclui a conta.

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Gerenciando as contas conectadas

A lista mostra Conta, Provedor, Publicação, Última sincronização, Status e Ativo. O status resume a última tentativa de conexão: Aguardando conexão, Conectado, Desconectado, Erro de autenticação ou Erro. Nas ações da linha você tem: Em Editar, deixe a senha em branco para manter a credencial atual. Se você trocar a senha ou os servidores, a conexão é testada antes de salvar — e nada é alterado quando o teste falha. O mesmo vale em Reautenticar. Em contas autorizadas pelo próprio provedor, Reautenticar abre a janela de autorização dele em vez de pedir senha.

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Lendo e respondendo

À esquerda ficam as pastas — Caixa de entrada, Com estrela, Enviados, Rascunhos, Arquivados, Spam, Lixeira e Todos os emails — com a contagem de não lidos. Abaixo, em Caixas postais, você filtra por uma caixa específica e volta com Todas as caixas. Ainda no e-mail aberto você marca como lida ou não lida, imprime e abre o painel de relacionamento. Os anexos são baixados clicando no nome do arquivo.

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Organizando e-mails com etiquetas

Na lista, use Categorizar para aplicar ou remover uma etiqueta. O botão aparece na mensagem aberta e no menu do clique direito. Você também pode selecionar vários e-mails e aplicar a etiqueta ao lote. As etiquetas aparecem ao lado do assunto. Na Pesquisa avançada, use o campo Etiqueta para mostrar apenas os e-mails categorizados com uma opção específica. Para criar uma etiqueta direto nessa tela, escolha Nova etiqueta. Essa opção aparece para quem tem a permissão Criar etiqueta. No cadastro, marque E-mails para liberar a etiqueta na caixa de entrada. O clique direito em um e-mail também oferece ações para marcar como lido, adicionar estrela, arquivar e excluir. Para trabalhar em bloco, marque as caixas de seleção da lista. O menu ao lado do seletor geral oferece Todos, Nenhum, Lidos e Não lidos, e a barra passa a mostrar as ações de marcar como lida, marcar como não lida, arquivar e excluir. Como o servidor processa uma mensagem por vez, uma barra acompanha o andamento (“Arquivando 8 de 40 emails…”) — as outras pastas só ficam atualizadas quando o lote termina. O botão de atualizar, acima da lista, sincroniza as caixas com o provedor e recarrega a pasta. Fora disso, a sincronização acontece sozinha em segundo plano.

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Escrevendo uma mensagem

Novo email abre a janela Nova mensagem, que você pode arrastar pela barra de título e maximizar.

• De: escolha entre as suas caixas.
• Para e Cc: digite o endereço e confirme com Enter, vírgula ou ponto e vírgula; cada destinatário vira uma etiqueta. A lupa abre a busca de contatos: só entram os que têm e-mail cadastrado, e o botão Cadastrar contato cria um novo sem sair da composição. Cc aparece pelo botão ao lado de Para.
• Assunto e corpo: o editor tem negrito, itálico, sublinhado, tachado, tamanho e estilo de texto, listas, cor da fonte, realce, link, emoji e desfazer/refazer.
• Anexos: o clipe abre o seletor de arquivos. O limite é de 25 MB por arquivo, e cada anexo mostra o progresso do envio — se falhar, dá para tentar de novo ou remover.

O botão Enviar só libera quando há caixa remetente, pelo menos um destinatário, assunto, mensagem escrita e anexos concluídos. Enquanto faltar algo, o rodapé diz exatamente o quê. Ctrl + Enter também envia. Ao confirmar, o Novus CRM avisa que o e-mail está na fila de envio: a saída acontece em seguida, em segundo plano.

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Pesquisando

A busca do topo procura no assunto, na prévia e no nome e endereço de quem enviou, sempre dentro da pasta selecionada. O ícone ao lado do campo abre a Pesquisa avançada, com De, Para, Assunto, Período (início e fim), Ordenação (mais recentes ou mais antigos primeiro), Etiqueta e Somente com anexo. Limpar volta aos critérios vazios.

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E-mail ligado a contatos e negociações

É aqui que o e-mail integrado deixa de ser só um webmail.

• Painel de relacionamento: no e-mail aberto, o ícone do painel lateral abre Relacionamento dos participantes e lista, para os endereços daquela mensagem (remetente, destinatários e cópia), os blocos Pessoas / Contatos, Atendimentos, Negócios e Tickets. É a resposta rápida para “quem é essa pessoa e o que já rolou com ela”.
• Aba E-mails da negociação: abra a negociação em Pipelines e vá na aba E-mails. O botão Enviar email já vem com o e-mail do contato no destinatário e o título da negociação no assunto, e o que sai por ali fica vinculado àquela negociação. A lista mostra os e-mails vinculados, com marca de Enviando… ou Falhou enquanto o envio não conclui, e cada um pode ser desvinculado.
• E-mail do contato no atendimento: clicar no endereço do contato abre a composição já com ele como destinatário. Se você não tiver caixa vinculada, o clique cai no programa de e-mail do seu computador, como antes.

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Modelos de e-mail

Em Configurações > Comunicação > Modelos de E-mail você guarda textos reutilizáveis. Clique em Incluir para abrir Novo modelo de e-mail e preencha: As variáveis são escritas entre chaves duplas e trocadas pelo valor real na hora do envio. O catálogo inclui, entre outras, {{saudacao}}, {{protocolo}}, {{usuario.nome}}, {{contato.nome}}, {{contato.primeiro-nome}}, {{contato.email}} e {{contato.telefone}}. Use o botão de variáveis do editor para inserir sem errar o nome. A lista traz Nome, Assunto e Visibilidade, com busca, edição pelo duplo clique e exclusão de um ou de vários modelos selecionados.

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Dúvidas frequentes